Модел за оценка на индивидуални презентационни умения

 Даниела Илиева-Колева

Pro Business Academy

Имейл: dkoleva@city.academic.gr

rhetoric-communication-19Абстракт: Наличието на презентационни умения в модерния мениджмънт се възприема като критичен елемент на комуникационната компетентност на мениджъра. Презентационните умения обединяват способността да се убеждава, да се излагат факти и аргументи, за да достигат успешно комуникационните съобщения до по-голяма група от хора. Всеки мениджър може да развие тези умения, ако има достатъчно мотивация. Те се базират на индивидуални способности и зависят от личностни характеристики, опит и придобити умения. В настоящата статия се разглежда обучението в презентационни умения като част от обучението на човешките ресурси и се представя модел за оценка на индивидуални презентационни умения.

Ключови думи: комуникация, бизнес комуникация, презентации, презентационни умения, оценка на умения.

Електронно научно списание „Реторика и комуникации“, бр. 19, октомври 2015 г. https://rhetoric.bg/

Model for assessing individual presentation skills

Daniela Koleva

Abstract: The existence of presentation skills in the modern management is seen as a critical element of the communication competence of the manager. Presentation skills combine the ability to persuade, to expose facts and arguments, and to achieve successful communication to a large group of people. Every manager can develop these skills if there is enough motivation. They are based on individual abilities and depend on personal characteristics, experience and acquired skills.

This article discusses the training in presentation skills as part of the training of human resources, and presents a model for the assessment of individual presentation skills.

Keywords: communication, business communication, presentations, presentation skills, evaluation of skills.

Въведение

rhetoricСпоред специалистите, ясното и коректно предаване и интерпретиране на факти и аргументи в съвременната епоха може да бъде най-ценното от всички умения, които индивидът притежава ￿1. Това е причината темата за усъвършенстване на презентационните умения не само да се отличава с актуалност и непреходност, но и да става все по-популярна. Усъвършенстването на презентационните умения се разглежда като ценна инвестиция на време, средства, усилия.

Процес на усъвършенстване на презентационни умения

Процесът на усъвършенстване на презентационни умения е процес на обучение на човешките ресурси. По тази причина определяме етапите в този процес по аналогия на етапите в процеса на обучение на човешките ресурси

Ако се адаптира процесът на обучение към процеса на усъвършенстване на презентационни умения, ще се получи специфичен процес, изобразен на фиг. 1.

Фиг. 1. Процес на усъвършенстване на презентационните умения

Източник: Собствено изображение

Така представеният процес е възприет като методологична основа на разработена от автора на статията методика за усъвършенстване на индивидуални презентационни умения. На всеки от етапите има специфични изисквания към методите и техниките, които са представени на фиг. 2.

55

Фиг. 2. Методика за усъвършенстване на индивидуални презентационни умения

Източник: Собствено изображение

Настоящата статия ще представи само първият етап от разработената методика, а именно Оценка на наличните индивидуални презентационни умения.

Оценяването на наличните презентационни умения на ръководителите е възможност да се установят дефицитите и да се предприемат съответните корекции за усъвършенстването на техните допълнителни компетенции, умения и талант. Чрез оценката ръководителите могат да получат информация и за бъдещи действия и програми, свързани с усъвършенстването на презентационни умения. Чрез въпросник за очакванията на обучавания от обучението се установяват личните цели, намерения и очаквания за предстоящото обучение. Чрез допълнителна беседа между обучаващия и обучавания се установяват детайли в очакванията и в рамките на отношенията обучаван-обучаващ, които подпомагат процеса на обучение в презентационни умения.

Използва се компютърен модел за оценка на избраните за оценяване ключови презентационни умения на база пет-точкова скала. Програмата взема предвид времето, с което мениджърът разполага за обучение и го разпределя спрямо дефицитите на умения и спрямо тежестта на всяко умение, придадена от предварително допитване или критерии, зададени от организацията, изискваща обучението. На основата на този модел, обучаващият следва да изготви индивидуална програма за усъвършенстване на индивидуални презентационните умения.

Компютърен модел за индивидуална оценка на презентационните умения

Направен е компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на всяко от избраните и ранжирани ключови презентационни умения на база пет-точкова скала (в случая се използват изведени от автора 14 ключови презентационни умения). Моделът взема предвид времето, с което мениджърът разполага за обучение и го разпределя спрямо дефицитите на умения. В случаите, когато усъвършенстването на презентационни умения се превърне в задача с висок приоритет, е необходимо изграждането и усъвършенстването на тези умения да се планира адекватно спрямо наличия времеви ресурс на мениджъра.

На основата на този модел, обучаващият следва да изготви индивидуална програма за усъвършенстване на индивидуалните презентационни умения.

В рамките на настоящата статия изготвеният модел представлява пет sheets или страници. Това е породено от необходимостта за оценка от трима експерти и самооценка на обучавания, а в последната страница е самият модел:

Фиг.3. Страници на модела

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Моделът може да бъде попълнен само от един експерт или само от двама, също така лесно може да се разшири и да бъде с повече от трима експерти. Важно уточнение е, че колкото повече се намаляват или увеличават експертите, толкова повече се увеличава или намалява тяхната тежест в модела, т.е. са обратно пропорционални. Това се дължи на факта, че в модела се използва обща оценка, която е равна на средната аритметична оценка за съответното презентационно умение.

  1. Sheet – Експерт 1

Фиг.4. Страница на модела, която трябва да се попълни от Експерт 1Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Фигурата показва снимка от първата страница от модела. Тази част е предназначена за първия експерт. Страницата условно може да се раздели на две части: въвеждаща, където е основната информация за името на оценявания, датата на провеждане и името на оценяващия; втората част е представена от четиринадесетте ранжирани презентационни умения, на които оценяващият трябва да даде оценка от едно до пет в светло оранжевото поле. Експерт 1 трябва да въведе оградените в червено (за целите на обяснението) полета. Това са: Име на оценявания, Дата на провеждане, Експерт – самото име на оценяващия и оценки от едно до пет за всяко едно от ранжираните презентационни умения. Останалите полета от модела са заключени и експертът не може да ги променя. При допускане на неволна грешка, а именно въвеждане на некоректна оценка, т.е. извън цяло число от интервала [1;5] до полето за въвеждане на оценка на реда на съответното презентационно умение се изписва „Некоректни данни“. За формулата, която е въведена в полето, където при въвеждане на грешни данни излиза съобщението „Некоректни данни“, е използвана условната функция if. Структурата на функцията if в MS Excel е следната:

=if(logical_test;[value_if_true];[value_if_false]). В конкретния случай за да може ясно да се определят в кои случаи не трябва да се изписва никакво съобщение е използвана няколко пъти функцията, както следва: =IF(C8=1;“ „;IF(C8=2;“ „;IF(C8=3;“ „;IF(C8=4;“ „;IF(C8=5;“ „;“Некоректни данни“))))). На мястото на С8 е поставена всяка една клетка, за която е трябвало да бъде направено, в конкретния случай клетки от С8 до С21.

  1. Sheet – Експерт 2

Фиг.5. Страница на модела, която трябва да се попълни от Експерт 2

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Втората страница на модела за оценка на индивидуални презентационни умения е предназначена за втория експерт, а ако няма такъв просто не се попълва. Тук в първата част от листа се вижда името и датата, които са въведени от първия експерт. Вторият експерт не е нужно да попълва тези полета отново, дори напротив полетата са заключени. Единствените полета, които вторият експерт трябва да попълни, са личното му име и оценките от едно до пет за съответното презентационно умение. За целите на по-лесното обяснение отново полетата, за които се говори, са оградени в червено.

Фигура 5. има попълнени примерно име и примерна дата във вида име: Х и дата: ХХ.ХХ.ХХг.. Освен това са посочени и примерни оценки, при които се вижда, че за първото презентационно умение: „Умения за ясно и разбираемо говорене и правилно изразяване (Използване на подходяща модулация, интонация и сила на гласа, паузи, ясно произнасяне на думите, ясен, понятен език, без използване на жаргон, използване на къси изречения, фрази и кратки заглавия)“ примерната оценка не принадлежи на интервала от [1;5] и отстрани е изписано съобщението: „Некоректни данни“. Това е показано, за да се илюстрира на практика как работи условната функция, която е използвана при всяка една от оценките, които трябва да посочат.

  1. Sheet – Експерт 3

Фиг.6. Страница на модела, която трябва да се попълни от Експерт 3

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

При наличието на трети експерт се попълва и тази страница, ако няма – не се попълва. Страница е идентична на страницата на втория експерт. Трябва да се попълнят само оградените в червено (за по-лесно обяснение) полета на фигура 6.: име на експерта и оценки по съответните презентационни умения. Полетата име и дата са попълнени още от първия експерт.

  1. Sheet – Самооценка

Фиг.7. Страница на модела, която трябва да се попълни от обучавания

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

В тази страница от модела оценяваният трябва да направи самооценка на своите лични презентационни умения. На фигура 7. в червено са оградени полетата, които трябва да бъдат попълнени. Това са време в минути, с което разполага обучаваният, и оценка в интервала от [1;5] за всяко едно от четиринадесетте презентационни умения. Тук отново в полетата до оценките, както и при експертите, има условната функция if при случайна грешка на самооценяващия се.

Полето време в минути е от основните входни променливи за модела за индивидуална оценка на презентационните умения. Целта на модела е спрямо ранжирания списък от презентационни умения да разпределя времето на обучавания спрямо оценките, които е получил от експертите и самооценката, която си е дал.

  1. Sheet – Модел за оценка на индивидуални презентационни умения

Фиг.8. Модел за оценка на индивидуални презентационни умения

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Фигура 8. показва примерно попълнен модел. Единствената клетка, която се попълва тук е оградената в червено – „Под колко има дефицити“. Всичко останало в модела се попълва автоматично от предишните четири страници при попълване от трима експерти или от съответният брой експерти, които са попълнили.

Моделът прилича на всяка една от останалите четири страници. Състои се от двете основни части като останалите четири страници и от трета. Първата част представлява информация за обучавания, втората част са ранжираните и подредени презентационни умения със съответните оценки, а до тях е поставена т.нар. трета част от модела – коефициенти, благодарение на които се разпределя времето за обучение за всяко едно от презентационните умения спрямо времето, с което разполага обучаваният.

Първа част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения

Фиг.9. Информационна част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Фигура 9. показва първата част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения. Тази част е информационна и показва името, дата и времето, с което разполага обучавания. Отгоре е заглавието: „Оценка на презентационни умения“. На следващия ред е името на обучавания, то автоматично се взима от първата страница, където е попълнено от първия експерт. Следващото поле е „Дата“, също се попълва автоматично и е също от първата страница. Полето „Време (min)“ се попълва автоматично като се взема от четвъртата страница, която я попълва обучаваният. Следващото поле „Под колко има дефицити“ е единственото, което не е автоматично в тази страница. Полето трябва да се попълни по преценка на експерта или експертите. Попълнените данни са примерни, както досега под име е посочено Х, за дата ХХ.ХХ.ХХг., а за време са посочени примерни 360 min. В полето „Под колко има дефицити“ е посочен пример 4,5.

Втора част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения

Следващият блок от модела за оценка на индивидуални презентационни умения представлява ранжирания списък от четиринадесетте презентационни умения и обща оценка, която е средна аритметична оценка за всяко едно умение от посочените от експертите и обучавания. В колоната, в която се изчислява средната аритметична оценка, е използвана вградената функция на MS Excel – AVERAGE. Формулата във всяка една клетка от колоната има следния вид:

=AVERAGE(Експерт1!C8;Експерт2!C8;Експерт3!C8;Самооценка!C8). Където на мястото на С8 се поставя съответната клетка до С21. Примерно попълнена втората част от модела може да се види на следната фигура:

Фиг.10. Част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения, в която се изчислява общата оценка на обучавания

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Трета част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения

Последната, трета част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения, представлява коефициенти с помощта, на които се изчислява на кое умение колко време да му се отдели, като се съобрази с времето, с което обучаваният е посочил, че разполага.

Първата колона носи името „Нужда от усъвършенстване“. В тази колона отново е използвана условната функция if. Логическото условие, което авторът поставя, е свързано с клетката, която се попълва в тази страница от експерта, а именно: „Под колко има дефицити“. Условието представлява: ако общата оценка е по-голяма или равна на стойността посочена в полето „Под колко има дефицити“, то в полето да се изпише коментар „НЕ“, в противен случай в полето да се изпише „Да“. На езика на MS Excel формулата има следния вид: =IF(C9>=$B$6;“НЕ“;“Да“). На мястото на C9 в колоната до долу се поставя съответната клетка за съответното умение от С9 до С22.

Фиг.11. Част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения, в която се извършва разпределението на времето, с което разполага обучаваният

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Следващата колона от тази част от модела за оценка на индивидуални презентационни умения носи името „Тегло“. Това са фиксирани тегла, които придават тежест на самото умение. Как точно са изчислени тези тегла и за какво служат може да бъде вградено в модела за презентационни умения.

Следващата колона е с името „Резултат“. В тази колона се изчислява нов коефициент, който прави отношение на общата оценка, дадена от експертите и самооценката, както и теглото придадено на съответното умение. Формулата, която е поставена в тази колона, използва отново условната функция if. Логическото условие, което авторът си поставя за тази колона, е ако има нужда от усъвършенстване, то да извади от максималната възможна оценка общата оценка, която е средна аритметична от дадените оценки от експерти и самооценка на обучавания и полученият резултат да умножи по теглото придадено на съответното умение, в противен случай се изписва 0. Или =IF(E9=“Да“;(5-C9)*F9;0), при която формула Е9, С9 и F9 приемат стойности до Е22, С22 и F22.

Предпоследната колона от модела за индивидуална оценка на презентационните умения е „Тежест за разпределение на време“. Използваната формула представя, че тежестта за разпределението на времето е равна на Резултатът за всяко умение към общата сума на резултата. Тъй като колоната резултат се изчислява пряко от общата оценка за съответното умение, то всеки път е различна и формулата има вида: =G9/SUM($G$9:$G$22), при която отново на мястото на клетката G9 последователно се взимат клетките от G9 до G22. Така се изчислява теглото за време, което е взето предвид всички изисквания, желани от автора на модела.

Последната колона от модела за индивидуална оценка на презентационните умения носи името „Разпределение на свободното време (min)“. Формулата, която авторът е решил да постави в тази колона, представлява времето, с което разполага обучавания, умножено по тежестта на разпределение на времето спрямо всяко едно от уменията. В MS Excel формулата изглежда по следния начин: =$B$5*H9. $B$5 означава абсолютен адрес на тази клетка, която всъщност е стойността на времето в минути, с което разполага обучавания. Н9 е тежестта на разпределение на времето, приема клетките от Н9 до Н22 за съответното ранжирано умение.

На фигура 11. се вижда примерно попълнена таблица с разпределение на времето, което зависи от вече посочените примерни средно аритметични оценки на фигура 10. и приетото за примерно време в минути на фигура 9, което е 360.

Описаните взаимовръзки могат да бъдат показани графично по следния начин:

Фиг.12. Зависимости в модела за оценка на индивидуални презентационни умения

Източник: Фигура, част от авторовия компютърен модел в MS Excel за индивидуална оценка на презентационните умения

Фигура 12. показва в различни цветове каква е зависимостта между определените колони в модела за оценка на индивидуални презентационни умения. В червено се вижда, че колоната „Нужда от усъвършенстване“ зависи от общата оценка и „Под колко има дефицити“. В зелено е показано, че колоната „Резултат“ зависи от общата оценка и теглото за всяко умение. Синият цвят показва, че за изчисляването на тежестта за разпределение на времето се използва резултатът и общата сума на всеки един от резултатите за всяко презентационно умение. Последната зависимост е показана в жълто и използва тежестта за разпределение на времето и времето, с което разполага обучаваният.

Заключение

Динамичната бизнес среда и постоянното развитие на съвременните технологии принуждават мениджърите и лидерите да променят и усъвършенстват постоянно личните си умения и компетенции, за да бъдат конкурентноспособни при настъпващите промени. Това, от своя страна, налага да се постави акцент върху ключовите презентационни умения, които трябва да притежава успешния мениджър и лидер.

Притежаването на ключови презентационни умения не винаги е заложено в природата на личността, но може да бъде развито с усилия в определена насока. Постигането на резултати изисква измерители и на ниво вход, и на ниво резултат от обучението. Моделът за оценка на налични индивидуални презентационни умения е инструмент, който предоставя възможност за адекватна диагностична оценка и е предпоставка за последващо структуриране на надеждна програма за усъвършенстване на презентационните умения на обучаваните.

Цитати и бележки:

[1] Hall, R. (2007). Brilliant Presentation: What the Best Presenters Know, Say and Do, Pearson Education.

Библиография

Дракър, П. (2003). Ефективният ръководител. София: Класика и стил.

Колева, Д. (2011). Невро-лингвистично програмиране в модерната бизнес комуникация, Юбилейна научна конференция, катедра „Управление“, София: УНСС, 360-369.

Колева, Д. (2014). Методи за усъвършенстване на презентационни умения, Шеста национална научна конференция с международно участие за докторанти „Икономически и социални предизвикателства пред държавното управление и бизнеса“, София: УНСС.

Мавродиева, И. (2004). Презентации и бизнес комуникация, сп. Бизнес секретар, изд. МОН, 2004, бр.1, 12-17.

Мавродиева, И. (2007). Как да презентираме успешно? София: Кота.

Вradbury, A. (2006). Successful Presentation Skills, Wallingford, United Kingdom: Kogan Page Ltd

Hall, R. (2007). Brilliant Presentation: What the Best Presenters Know, Say and Do, Pearson Education. Harlow: UK: Routledge.